Cuando se dice que una empresa está «domiciliada» en una determinada localidad, normalmente puede interpretarse que en ella radica su principal centro operativo, o domicilio real, así como sus domicilios social y fiscal. Sin embargo, puede que en determinados casos no coincidan los tres conceptos en el mismo lugar y la empresa, según las circunstancias del momento, puede optar por trasladar («Deslocalización [de]») los tres domicilios simultáneamente, o bien alguno de ellos.
El domicilio real
En el caso de una empresa industrial que produce bienes en una fábrica, bajo pedidos de sus clientes, a los que factura desde la propia fábrica, está claro que su principal y única actividad operativa (producción y venta), se desarrolla en la propia fábrica, que constituye su domicilio real. Sin embargo, en el caso de una entidad financiera, en la que su actividad consiste básicamente en la aceptación de fondos de sus depositantes y otorgamiento de préstamos a sus clientes, a través de un amplio número de sucursales establecidas por todo el país, pudiendo darse el caso de que en una de ellas se desarrolle más de la mitad de todo el volumen de negocio de la entidad. ¿Se considerará esa sucursal como su principal centro operativo? ¿Dónde estará su domicilio real? La respuesta es obvia, donde radique la dirección efectiva de la entidad, es decir, donde se toman las decisiones que gobiernan la vida de la entidad.
Este domicilio real puede coincidir con el domicilio social, pero también puede identificarse con una dirección física distinta a la que, por ejemplo, los clientes deban dirigir su correspondencia comercial. La empresa tiene libertad absoluta para decidir su ubicación. Y si en algún momento decide trasladarlo fuera de su Comunidad Autónoma, esa decisión no está sujeta a requisitos legales.
El domicilio social
Cuando se crea una empresa con forma de sociedad, sus fundadores eligen su domicilio «oficial», que debe constar en la Escritura de Constitución como «domicilio social» y normalmente ha de coincidir con aquel en el que se desarrolle su actividad principal desde el punto de vista económico y operativo. Este dato importante de la identidad de la empresa está específicamente contemplado en la Ley de Sociedades de Capital. Pero, como se puede deducir de lo mencionado antes, jurídicamente es admisible que una empresa pueda tener el «domicilio social» en una determinada dirección, mientras que su «domicilio real» esté en otra dirección. Y por la misma razón, es perfectamente viable, legítimo y legal que una empresa que tenga su principal centro de operaciones en la misma ubicación física en la que radica su domicilio social, decida trasladar este último a otra ubicación física distinta, dentro o fuera de la ciudad o Comunidad Autónoma actual, sin que ello obligue a trasladar centros de trabajo y personal. Solamente estará «deslocalizando» su domicilio social. Actualmente, para realizar tal traslado dentro del territorio nacional solamente se requiere la decisión del órgano de administración y comunicarlo al Registro Mercantil de la localidad del nuevo domicilio social, en el que, en adelante, deberán depositarse las Cuentas Anuales.
En el aspecto operativo, teniendo en cuenta que el concepto del domicilio social está asociado a la ubicación «del centro de su efectiva administración y dirección», lo normal es que su cambio conlleve el traslado físico, al menos, de la sede de su órgano de administración, que además del Consejo de Administración o administradores, puede incluir opcionalmente la dirección efectiva y una parte del personal de soporte administrativo de la empresa, lo que en términos simples se conoce como «oficinas centrales». Es decir, una empresa puede decidir trasladar su domicilio social a otra localización distinta, moviendo únicamente la sede de su órgano de administración, y manteniendo sus «oficinas centrales» en la localización actual. Esta distinción es importante a los efectos de definir su domicilio fiscal, como se verá a continuación.
El domicilio fiscal
Es el que se establece en orden al cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa con las diversas administraciones tributarias para la práctica de notificaciones, los procedimientos administrativos y del control fiscal. Esto significa que no se trata de determinar en qué sucursal de la Hacienda estatal o local debe hacer efectiva la empresa la liquidación de la totalidad de sus impuestos, o sea, a qué «ventanilla» debe acudir, sino ante qué administración tributaria le corresponde realizarlo. No se menciona en los Estatutos ni en la escritura de constitución.
En principio, la Ley General Tributaria (LGT) lo hace coincidir con el domicilio social, pero establece la condición de que en él esté realmente centralizada la gestión administrativa y la dirección de la empresa, es decir, que establece una relación directa entre ambos. Por tanto, confirma la posibilidad de que una empresa pueda tener un «domicilio social» donde radica la sede de su órgano de gobierno y un «domicilio real», donde estén físicamente ubicadas sus oficinas centrales, incluyendo su dirección general y el equipo administrativo y comercial que la respalde. En este caso, el domicilio fiscal deberá coincidir con el domicilio real.
También puede ocurrir que la organización de la empresa requiera que una parte de la dirección efectiva y de la gestión administrativa esté físicamente en el domicilio social y otra parte en el domicilio real, lo que impediría determinar con claridad cuál de los dos corresponda al domicilio fiscal. En este caso, la LGT acude a un parámetro contable para solucionar el problema, estableciendo que prevalecerá como domicilio fiscal «…aquel donde radique el mayor valor del inmovilizado».
La determinación del domicilio fiscal es una obligación de la propia empresa, que está obligada a comunicarlo a la administración tributaria, junto con el domicilio social, para solicitar el NIF y también deben comunicarse a la Seguridad Social al contratar trabajadores. La administración tributaria puede comprobar y rectificar, en su caso, el domicilio fiscal. Por esto mismo, la empresa tiene absoluta libertad para cambiarlo, y si en su momento decide hacerlo, la legislación fiscal solamente requiere cumplir con la obligación de comunicarlo a las administraciones correspondientes, la inicial y la nueva, a Hacienda mediante el modelo censal 036 y a la Seguridad Social en forma de una variación de datos.
Las consecuencias para la empresa de cambiar el domicilio fiscal puede decirse que se reducen a las posibles diferencias que existan entre los tipos impositivos de los impuestos municipales (principalmente Impuesto sobre las Actividades Económicas-IAE e Impuesto sobre los Bienes Inmuebles-IBI) y propios de la Comunidad Autónoma de la ubicación inicial y la nueva. Naturalmente, los impuestos estatales (IRS, IVA y Transmisiones patrimoniales y Actos jurídicos documentados), gravan a las empresas por igual en todo el territorio nacional.
Sin embargo, el cambio de domicilio fiscal de una empresa sí supondrá una merma en los ingresos fiscales del municipio que abandona la empresa, con el correspondiente incremento en los del municipio receptor. También supondrá una merma en los ingresos fiscales de la Comunidad Autónoma desde la que se traslada el domicilio fiscal de la empresa, por el valor de la participación de la Comunidad Autónoma en los impuestos cedidos por el Estado parcial o totalmente, directamente aplicables a las empresas, que son principalmente el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (100%), el Impuesto sobre el Valor Añadido (50%) y algunos Impuestos Especiales.